IT IT EN EN UA UA RU RU

Легалізація документів в Україні

Легалізація документів – це встановлений порядок та процедура, яка має за свою мету надання документам, виданим та що мають юридичну силу на території однієї держави, юридичної сили для використання на території іншої держави, якщо інше не передбачено діючим законодавством держав або положенням міжнародних договорів, які відміняють процедуру легалізації. Легалізувати документ необхідно, для того, щоб він мав юридичну силу на території іншої держави. Легалізації – це підтвердження печатки, штампа посадової особи, його повноважень, справжності підпису такої посадової особи, яка видає документ на території держави учасниці Гаазької Конвенції. Мета легалізації – використання документа на території іншої держави, а саме, документ, який видано та який має юридичну силу на території однієї держави члена Конвенції, може бути використаний в іншій державі-члені Конвенції за умови його легалізації  у встановленому порядку.

Легалізація документів буває двох видів:

- проставляння штампа «Апостиль» на документі

- консульська легалізація документів.

Процедуру спрощення вживання офіційних документів вихідних з території іншої держави покликана врегулювати Гаазька Конвенція, яка відміняє вимогу легалізації офіційних іноземних документів для країн - учасниць Конвенції. Конвенція відміняє вимогу консульської або дипломатичної легалізації офіційних документів та підміняє цю процедуру проставлянням на документах штампа «апостиль».

Апостиль на документах. Документи, призначені для надання до офіційних органів країн учасниць Гаазької Конвенції, засвідчуються в спрощеному порядку: так компетентні органи України проставляють спеціальний штамп, який не потребує подальшого завірення або консульської легалізації, і який визнається офіційними органами та установами країн, що входять до Гаазької Конвенції – штамп апостилю («Apostille»).

Проставляння штампа Апостиль здійснюється на офіційних документах країни - учасниці Гаазької Конвенції та не потребує подальшого завірення.

Офіційні документи:

  1. документи, які виходять від компетентного органа або посадової особи, які підпорядковані юрисдикції держави, в том числі документи, які виходять від прокуратури, суду та судового виконавця;
  2. адміністративні документи, адміністративно-розпорядчі документи;
  3. нотаріальні акти;
  4. документи – офіційні надписи на документах (засвідчення цих документів, які підтверджують реєстрацію документа, юридичного факту, що мав місце, офіційне засвідчення та завірення підписів на документі).

 Документи, на які розповсюджується дія Конвенції: акти громадянського стану, документи про освіту, документи про трудовий стаж та місцях праці, свідоцтва про знаходження особи у живих, довіреності, різні довідки, постанови, вироки та рішення суду, матеріали з господарчих, громадянських, сімейних, адміністративних, карних та інших категорій справ.

 Документи, на які розповсюджується дія Конвенції: документи, видані дипломатичними представництвами або консульськими закладами іноземних держав, адміністративні документи та акти, які мають відношення до комерційної або банківської тайни, документи з митних операцій (довіреності на здійснення та проведення угод, переміщення товарів через митну територію держави, договори та контракти про поставку товарів, робіт та надання послуг, та розрахунків за ними. Крім того «апостиль» проставляється на установчих документах компанії, статутах, ліцензіях, сертифікатах, патентної та іншої документації.

 Апостиль не проставляється на наступних документах: на оригіналах документів, їх копіях (фотокопіях) посвідчення особи, паспортних документів громадян, військових білетах, дозволів на носіння зброї, трудових книжках, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (техпаспортах), нормативно-правових актах, на документах, виданих іноземними дипломатичними закладами України, та на адміністративних документах, які мають безпосереднє відношення до комерційних або митних операцій та інших.

Не приймаються для проставляння штампа апостилю в Україні оригінали документів, які були видані державними закладами колишніх республік СРСР.

Проставляння штампа апостилю здійснюють:

  • Міністерство освіти та науки України: на офіційних документах у галузі науки та освіти, виданих учбовими закладами, держорганами, підприємствами, закладами та організаціями (диплом про освіту, сертифікат про присвоєння учених звань, атестат, довідка з учбового закладу, учбовий план та інше);
  • Міністерство юстиції України: на офіційних документах, виданих органами юстиції, судом, на документах, які оформлені нотаріусом (свідоцтва, довідки, видані органами РАГС України, документи, засвідчені нотаріусом, рішення, вироки, постанови, визначення судів);
  • Міністерство іноземних справ України: на всіх інших видах офіційних документів (довідки, видані архівами в Україні, довідки про стан здоров’я (після завірення документа-довідки гербовою печаткою управління охорони здоров’я області та Міністерства охорони здоров’я Україні, довідки, видані органами УМВС України, інші офіційні документи).

Додаткову інформацію можна отримати на сайтах:

  • Міністерство освіти та науки України;
  • Міністерство іноземних справ України;
  • Міністерство юстиції України.

Країни-учасниці Гаазької конвенції від 1961 року: Австралія, Австрія, Азербайджан, Люксембург, Маврикій, Македонія, Литва, Ліберія, Ліхтенштейн, Естонія, Беліз, Бельгія, Ізраїль, Сент-Кітс та Невіс, Малаві, Мальта, Маршалові острови, Мексика, Молдова, Монако, Албанія, Словенія, Об’єднане Королівство Великобританії та Північної Ірландії, Андорра, Свазіленд, Антигуа та Барбуда, Еквадор, Ель-Сальвадор, Греція, Грузія, Домініканська Республіка, Острови Кука, Панама, Південно-Африканська Республіка (ПАР), Ісландія, Іспанія, Індія, Ірландія, Італія, Китай, Сербія та Чорногорія, Казахстан, Гонконг, Макао, Кіпр, Колумбія, Корея, Латвія, Лесото, Нова Зеландія, Норвегія, Польща, Португалія, Сент-Вінсент та Гренадіни, Сейшельські острови, Сент-Люсія, Барбадос, Аргентина, Багами, Білорусь, Болгарія, Боснія та Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Венесуела, Туреччина, Угорщина, Україна, Федеративна Республіка Німеччина, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чеська Республіка, Вірменія, Чорногорія, Намібія, Нідерланди, Ніуе, Гондурас, Гренада, Словацька Республіка, Сполучені Штати Америки, Суринам, Російська Федерація, Румунія, Самоа, Сан-Марино, Тонга, Тринідад і Тобаго, Швейцарія, Швеція, Японія.

Консульська легалізація – підтвердження відповідності виданих в країні походження документів законодавству іншої держави їх походження та представляє собою засвідчення вірності підпису службової особи, її статусу, печатки уповноваженого органа на документах та актах з метою використання їх на території іноземної держави.

Способи консульської легалізації офіційних документів:

  • консульська легалізація документа на території країни, що видала документ (нотаріус засвідчує документ та правильність його перекладу мовою держави, де буде використано цей документ, наступним етапом є звернення до Міністерства юстиції України, де засвідчується вірність підпису нотаріуса, далі департаментом консульської служби МЗС України підтверджується вірність підпису посадової особи органу Міністерства юстиції України, і в довершення – звернення до консульства країни, де будуть використані документи, де й проходить остаточна легалізація документа);
  • консульська легалізація документа на території держави, де буде надаватися документ (документи завіряються в дипломатичному представництві або консульському закладі держави, на території якої вони видані, далі завірені документи проходять перевірку за каталогом вірності підписів, печаток та повноважень співробітником консульського відділу, проходить легалізація в уповноваженому органі консульської служби МЗС країни, де будуть в подальшому використані документи;
  • консульська легалізація документа на території третьої держави.


Департамент консульської служби легалізує наступні офіційні документи:

  • оригінали документів нового зразку, видані органами РАГС України та завірені гербовою печаткою управління юстиції області, щ їх видала, управлінням юстиції Автономної Республіки Крим, міськими управліннями юстиції міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним РАГС м. Києва;
  • оригінали документів про отримання освіти при супроводі листа-заяви ВНЗ, який видав документ, засвідчені міністерством, який курирує учбовий заклад;
  • інші документи, копії, переклади, засвідчені та видані нотаріусами та засвідчені Міністерством юстиції України.

Не підлягають легалізації Департаментом консульської служби документи, складені на території іноземних держав. Ці документи мають пройти легалізацію у консульському закладі України, що знаходиться в країні походження документа, за винятком випадків відсутності в країні, що видала документ, консульського закладу України за обов’язкової умови їх засвідчення в Міністерстві закордонних справ країни походження документа та в консульстві країни. яка представляє інтереси країни в Україні.

Документи на легалізацію приймаються:

  • у фізичних осіб: за наявності паспорта, іншого документа, що посвідчує особу (легалізація довідок про сімейний стан потребує обов’язкової наявності паспорта), якщо легалізуються документи, які належать іншій особі – необхідна нотаріальна довіреність від власника документів.
  • у юридичних осіб: у супроводі їх листом-заявою на офіційному бланку підприємства з реквізитами та печаткою підприємства, де вказано перелік документів, які підлягають легалізації, мета їх легалізації, дані про особу, яку наділено повноваженнями з представництва вказаних документів. Також у разі необхідності можуть бути витребувані додаткові документи.
Адреси
  • м. Харків, вул. Сумська, 1 (3 поверх)

  • м.Київ, вул.Михайлiвська, 22-а, оф.1 

     

  • м. Варшава, Ul. Solec 81B lok. A-51, 00-382 

  • Телефони
    м. Харків
  • +38 (057) 762-99-22
  • +38 (067) 572-63-22
  • +38 (063) 988-54-99
  • +38 (066) 947-95-25

  • м. Київ
  • +38 (044) 229-58-92
  • +38 (067) 301-68-70

  • м. Москва
  • +7 (499)705-15-42

  • Польща
  • +48 22-209-54-41
  • On-line контакти

    info@perevodex.com

    exclusivetranslation


    Ми у соціальних мережах



    Нашi партнери
    Студия звукозаписи SOLT Production в Харькове Web Studio SOLT Group Международный Благотворительный Фонд Renessme Брачное агентство Адвокатская компания